.
Skutečnosti, které je potřebné brát v úvahu při organizování vícedenních klubových srazů.Klub má za sebou 7 celorepublikových srazů.
Na základě dosavadních zkušeností a názorů členů, se postupně dohodlo následující:
1. „Letní“ sraz se bude pořádat na teritoriu Moravy nebo Slovenska s ideálním termínem v první polovině června/júna.
2. „Podzimní“ sraz se bude pořádat v Čechách, nejlépe ve druhé půlce září/septembra, max. začátkem října(októbra).
Při organizaci celorepublikových srazů by měl organizátor brát v úvahu dále uvedené skutečnosti a dle možností tomu přizpůsobit organizaci srazu. Jde o určité doporučení, které nemá striktní charakter. Neznamená to tedy, že by organizátor nemohl dát návrh na pořádání srazu či jej pořádat, pokud by třeba úplně nesplňoval uvedená „kritéria“. Jsou to zkušenosti lidí, kteří na sraz jezdí a shodli se na určitých zásadách, standardech. Jestli se bude či nebude pořádat sraz na základě nějaké návrhu, který by vše úplně nesplňoval, záleží pak následně na vlastním hlasování členů či na jejich předchozí diskusi.
Ubytování:Je mezi námi spousta členů, kteří ještě nejsou výdělečně činní nebo nemají velký příjem a na druhé straně řada lidí, kteří jezdí na srazy s rodinami nebo potřebují či vítají lepší zázemí. Ubytování by proto mělo být dostupné jak z finančního hlediska, tak by mělo i splňovat resp. umožňovat ubytování lepší kategorie, s kvalitním sociálním (hygienickým) zázemím. Někteří členové mají upravená vozidla a přespávají v nich. Určitě by přivítali, kdyby měli tuto možnost přespání.
Vzhledem k tomu, že čím dál více členů jezdí i o dva-tři dny předem, bylo by vhodné takové zázemí (samozřejmě alespoň u části ubytovací kapacity), kde nebudou odkázání jen na restaurační služby, ale budou si moci část stravování zabezpečit i sami (např. vybavením varné konvice, ledničkou apod.).
Současně ubytovací prostor musí umožnit zaparkovat přibližně 30 vozidel.
Protože jezdí i členové s dětmi, je potřebné, aby ubytovací zařízení poskytovalo prostor pro využití volného času dětí (interiér či exteriér) a jejich bezpečnost zejména při pohybu venku.
Z výše uvedených „zásad“ se osvědčilo ubytování v campech, kde je dostatečná ubytovací kapacita, která nabízí i různé úrovně ubytovacích standardů a je zde i prostor pro vyžití volného času s přihlédnutím i k bezpečnosti osob (zejména dětí) a určité míře soukromí resp. uzavřenosti skupiny.
Program srazu:Sto lidí, sto chutí. Nejen z tohoto hlediska, ale i z hlediska časové či fyzické náročnosti se ukazuje, že je vhodné nabídnout resp. uskutečnit jednu společnou akci a členům předložit další (fakultativní) možnosti využití volna. Každé teritorium je specifické a nabízí řadu kulturních, sportovních či jiných alternativ využití volného času. Pak je na výběru každého, co zvolí.
Zpravidla se na hlavní společnou akci jezdí vozidly v koloně. Organizátor by měl najít z hlediska bezpečnosti nejvhodnější trasu přesunu. Kolona o 25 – 30 vozidlech je dlouhá, je třeba se pokud možno vyhnout takovým úsekům či situacím, jako je např. odbočování vlevo na frekventovaných úsecích, příliš mnoho semaforů za sebou atd.
Restaurační zařízení, stravování:Pro společné posezení účastníků srazu musí být k dispozici zařízení, kde se uvedený počet lidí vejde a kde nebudeme rušeni jinými návštěvníky. Stravování (občerstvení) by mělo být co do nabídky a ceny přiměřeně dostupné. Někteří členové by možná i přivítali možnost grilování venku na vlastním klubovém grilu.
Tak toto jsou takové nejhlavnější zásady pro organizaci a průběh srazu. Čím více věcí bude řešeno dle uvedeného doporučení, tím bude organizace bezproblémovější. A lidé budou spokojení a o to hlavně jde.
Organizace srazu, má-li být dobře připravená, je časově a organizačně dost náročná. Doporučuji proto, aby se do organizace zapojili alespoň dva členové, aby to pro jednoho organizátora nebylo tak náročné. Organizace srazů je v gesci PR managera, proto je vhodné být spolu v přípravné fázi v kontaktu a některé organizační věci řešit společně.